Lessons learned from crisis management of floods - elicit to learn crucial post-crisis lessons

The EU project ELITE (Elicit to learn crucial post-crisis lessons) was a Coordination and Support action project, completed in the period of January 2013 to June 2014. The project received funding from the EU's Seventh Framework Programme for research, technological development and demonstration from the grant agreement no. 312497 and had a budget of 940, 434 Euros. This report is the third of four publicly available deliverables in the ELITE project that study lessons learned from respectively forest fires, earthquakes and floods. The purpose of this report is to gather, categorize and analyze lessons learned from crisis management of floods in the precrisis phase, during the crisis and in the post-crisis phase. The report contains a background chapter with examples of major floods in Poland, Central Europe and Norway. Lessons learned from the crisis management of floods are identified and clustered in common problem areas (categories). Secondly, possible solutions or suggestions on how to best improve the common problems areas are identified. Finally, the results are presented in a compilation table including lessons learned from the most common problem areas and possible solutions within the three phases of crisis. A workshop with crisis management experts on floods took place in Vienna, Austria, in October 2013, in order to gather empirical data for this report. A problem structuring method was used for this purpose. Furthermore, a literature review was conducted with the intention of confirming some of the findings from the workshop as well as adding new information. The experts were from the so-called ELITE Community of Practice (CoP). The CoP consists of the project’s end users; a heterogeneous group of first responders, researchers, civil protection officers, representatives from NGOs etc. from various European countries. By using the post-it method in group discussions, a number of experiences and lessons learned were gathered. The relevant lessons learned were grouped in main ‘problem areas’ for lessons learned, i.e. the most common problems when preparing, responding and recovering from crises. The main findings were that problems faced when managing floods could be categorized in areas such as (i) creating awareness in the population through campaigns and education, (ii) communication to the population before and during a crisis, (iii) planning and testing the plans in practice, (iv) training and making laws regarding accountability, (v) coordination and interoperability between different agencies, (vi) holistic (system) learning on how to improve in the response phase, (vii) information management, (viii) equipment and infrastructure and (ix) decision-making and financing. Selected best practices from the crisis management of floods are mainly gathered from the CoP. The report presents best practices relating to volunteers so they do not become a burden for the emergency workers, public communication to population to increase self-protection and the use of interactive awareness raising campaigns such as computer games targeting children. A lot of these best practices are attempting to tackle problems of a general character that have been mentioned by experts in relation to all ELITE workshops; forest fires, earthquakes and floods.

EU-prosjektet ELITE (Elicit to learn crucial post-crisis lessons) er et ’Coordination and Support action’ prosjekt som ble gjennomført i perioden januar 2013-juni 2014. Prosjektet fikk støtte fra EUs syvende rammeprogram for forskning, teknologisk utvikling og demonstrasjon etter tilskuddsavtale nr. 312497 og hadde et budsjett på rundt 8 millioner kroner. Denne rapporten er den tredje av i alt fire offentlig tilgjengelige rapporter i ELITE-prosjektet som omhandler erfaringer, eller «lessons learned», fra henholdsvis skogbranner, jordskjelv og flom. Målet med denne rapporten er å samle, identifisere, kategorisere og analysere erfaringer fra flomkatastrofer, før, under og etter flommen har funnet sted. Rapporten inneholder et bakgrunnskapittel som viser eksempler på store oversvømmelser i Polen, Sentral-Europa og Norge. Erfaringer og læringspunkter fra flom er identifisert og kategorisert i felles problemområder knyttet til krisehåndtering av flom. Videre har mulige løsninger eller forslag på hvordan en best kan forbedre krisehåndteringsevnen, såkalte «best practices», blitt identifisert. Avslutningsvis blir disse læringspunktene og løsningene systematisert og presentert i en oppsummeringstabell. For å samle konkrete erfaringer fra kriser og identifisere utfordringer knyttet til de ulike fasene i en flomkatastrofe ble det arrangert en workshop med medlemmer av prosjektets sluttbrukergruppe, det såkalte Community of Practise (CoP), i Wien, Østerrike, i oktober 2013. CoP består av en heterogen gruppe av responspersonell, forskere, sivilforsvarspersonell, representanter fra frivillige organisasjoner etc., fra en rekke ulike europeiske land. Ved å bruke problemstrukturerende metode i gruppediskusjoner, slik som post-it-metoden, var vi i stand til å samle inn og kategorisere et stort antall erfaringer og lærdommer fra ulike flomkatastrofer. De mest relevante erfaringene ble gruppert i såkalte “problemkategorier” for læring, det vil si de vanligste problemene i forberedelsesfasen, under selve krisen og etter krisen. Hovedfunnet er at problemområdene identifisert i forbindelse med flom kunne bli kategorisert under temaene (i) bevisstgjøring gjennom kampanjer og utdanning, (ii) kommunikasjon til befolkningen både før og under krisen, (iii) planlegging og øvelser som tester planene, (iv) opplæring og klare lover og regler om ansvarsfordeling mellom etater, (v) koordinering og samvirke på tvers av organisasjoner og etater, (vi) holistisk læring på hvordan en kan forbedre håndteringen, (vii) Informasjonshåndtering, (viii) utstyr og infrastruktur og (ix) beslutningsprosesser og finansiering. Det ble etterpå utført en litteraturstudie for å bekrefte og/eller avkrefte funnene fra workshopen, samt å samle ytterligere informasjon. Til slutt presenterer rapporten resultater som kan anses som mønsterpraksis når det gjelder bruken av frivillige slik at de ikke blir en byrde for redningsarbeidere, offentlig kommunikasjon til befolkningen og bruken av interaktive bevisstgjøringskampanjer som f.eks. dataspill om flomproblematikk for barn. Mange av disse eksemplene forsøker å takle problemer av generell karakter som har blitt nevnt av eksperter i forhold til alle ELITE workshopene; skogbrann, jordskjelv og flom.